Erstes Komplettsystem für digitale Archivierung auf DMS EXPO 2009

Auf der DMS EXPO 2009 vom 15. bis 17. September 2009 in Köln wird das weltweit erste Komplettsystem für revisionssichere digitale Archivierung zu sehen sein. Das Unternehmen ByL Bürosysteme Vertriebs GmbH zeigt in Halle 07.1 auf Europas größter Messe für elektronisches Informations- und Dokumentenmanagement das kostengünstige Fertigbox-System „ByLArchivio“ und dokumentiert hier, wie einfach die Handhabung ist.

ByLArchivio ist sofort einsatzbereit, denn über Plug&Play wird die 30x40x30 cm große Box an Netzwerk und Stromnetz angeschlossen. Software-Installationen sind nicht notwendig, lediglich ein Browser für den Zugriff muss verfügbar sein. Das Betriebssystem ist bereits auf einer integrierten Festplatte vorhanden. Dazu gibt es separat eine Daten- und zwei Sicherungsplatten. Durch die räumliche Trennung von Betriebssystem und Daten wird ein Höchstmaß an Datenschutz gewährleistet, da der unkontrollierte Datenzugang bei EDV-Administrationen entfällt.

Man kann pro Box bis zu fünf Archive anlegen und darin den Inhalt von etwa 20.000 Aktenordnern verstauen. Dabei erfolgt die Archivierung der Dateien direkt vom PC in beliebigem Format, bei Papierdokumenten durch einfachen Scan. Durch die Möglichkeit, eine Volltext-Verschlagwortung in Kombination mit einer Barcode-Kennung zur Archivzuweisung vorzunehmen (Stempel oder Aufkleber), ist keine Nachbearbeitung nötig.

Die Speicherung erfolgt manipulationssicher im Langzeitarchivformat „PDF-a“. Zu Recherchezwecken kann das System jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, während die Archivierungsbefugnis über Schlüsselvergabe regelbar ist. Über Schnittstellen kann auch automatisiert aus Buchhaltungsprogrammen archiviert werden. ByLArchivio ist nach dem höchsten Standard IDW PS 800 zertifiziert und entspricht allen steuer- und wirtschaftsrechtlichen Auflagen.

Die Messe ist am 15. und 16. September jeweils von 9 bis 18 Uhr geöffnet, am 17. September nur noch bis 17 Uhr.